Wenn du als Vermieter eine Wohnung vermietest, geht es nicht nur um die Miete. Die Mietkaution und die Nebenkostenabrechnung sind zwei der kompliziertesten, aber auch wichtigsten Pflichten, die du hast. Viele Vermieter unterschätzen, wie viel Zeit, Rechtswissen und Organisation hier nötig ist. Und wer es falsch macht, riskiert Streit mit Mietern, Geldstrafen oder sogar Klagen.
Wie hoch darf die Mietkaution sein?
Die Gesetze in Deutschland sagen klar: Du darfst maximal dreifache Kaltmiete als Kaution verlangen. Das bedeutet: Wenn die Kaltmiete 700 Euro beträgt, darfst du höchstens 2.100 Euro Kaution verlangen. Das ist in § 551 Abs. 1 BGB festgelegt. Wichtig: Das ist nur die Kaltmiete. Nebenkostenvorauszahlungen zählen nicht dazu. Viele Vermieter machen den Fehler und rechnen die Vorauszahlungen mit ein - das ist rechtswidrig.Du kannst die Kaution auch als Barkaution verlangen, aber du musst sie auf einem gesonderten, verzinsten Konto ablegen. Das ist Pflicht. Kein gemeinsames Konto mit deinem Privatvermögen. Keine Ausnahme. Das Bundesgerichtshof hat das mehrfach bestätigt. Die Verzinsung ist niedrig - aktuell 0,125 Prozent pro Jahr - aber du musst sie zahlen. Wenn du die Kaution nicht richtig anlegst, kann der Mieter die Rückzahlung verlangen - ohne Abzug für Schäden.
Alternativ kannst du auch eine Mietkautionsversicherung akzeptieren. Die kostet den Mieter etwa 105 Euro pro Jahr bei einer Kaution von 2.400 Euro. Das ist für viele Mieter einfacher, weil sie nicht das ganze Geld auf einmal aufbringen müssen. Für dich als Vermieter ist das auch praktisch: Die Versicherung zahlt direkt, wenn du Ansprüche geltend machst. Kein Hin und Her mit dem Mieter.
Wann musst du die Kaution zurückzahlen?
Die Kaution musst du spätestens sechs Monate nach Ende des Mietverhältnisses zurückzahlen. Das hat das Amtsgericht Hamburg schon 1996 klargestellt - und bis heute gilt das. Viele Vermieter warten auf die Nebenkostenabrechnung, bevor sie die Kaution zurückgeben. Das ist verständlich, aber nicht immer erlaubt.Der Bundesgerichtshof hat 2023 entschieden: Du darfst die Kaution nicht für erwartete Nachzahlungen einbehalten, wenn die Vorjahresabrechnungen immer zu Guthaben geführt haben. Wenn der Mieter in den letzten drei Jahren jedes Jahr 200 Euro Guthaben hatte, kannst du nicht einfach sagen: „Ich nehme die Kaution, weil ich vermute, dass es dieses Jahr wieder Nachzahlung gibt.“ Das ist kein Grund. Du musst erst die Abrechnung vorlegen - und nur den tatsächlichen Betrag einbehalten.
Praktischer Tipp: Wenn du die Kaution zurückzahlen willst, aber die Abrechnung noch nicht fertig ist, dann zahle den Teil zurück, den du nicht in Anspruch nimmst. Sag dem Mieter klar: „Ich behalte 400 Euro für die noch ausstehende Abrechnung, den Rest überweise ich jetzt.“ Das vermeidet Streit und zeigt, dass du fair bist.
Was gehört zu den Nebenkosten?
Nebenkosten sind nicht einfach „alle Kosten neben der Miete“. Es gibt eine genaue Liste: die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Darin sind 32 Positionen aufgelistet, von denen du nur die zulässigen auf den Mieter umlegen darfst. Typisch sind: Heizung, Warmwasser, Grundsteuer, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Aufzug, Hausversicherung, Wasser, Abwasser, Straßenreinigung, Gemeinschaftsantenne, Hausmeister.Die meisten Vermieter rechnen 15 bis 20 dieser Positionen ab. Heizkosten machen durchschnittlich 35 Prozent aus, Warmwasser 20 Prozent, Grundsteuer 10 Prozent. Das sind die drei größten Posten. Wenn du etwas anderes in die Abrechnung schreibst - etwa Reparaturen an der Küche oder neue Fenster - dann ist das nicht erlaubt. Das sind Instandhaltungskosten, die du als Vermieter selbst trägst.
Ein häufiger Fehler: Vermieter verwechseln Instandhaltung mit Betriebskosten. Wenn die Heizung kaputt geht, musst du sie reparieren - das ist nicht umlagefähig. Wenn die Heizkosten steigen, weil du mehr Gas verbrauchst - das darfst du umlegen. Der Unterschied ist subtil, aber entscheidend.
Wann musst du die Nebenkostenabrechnung machen?
Du hast zwölf Monate Zeit, nach Ende der Abrechnungsperiode die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Wenn die Periode am 31. Dezember 2024 endet, musst du die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2025 fertig haben. Wenn du zu spät bist, verlierst du das Recht, Nachzahlungen zu verlangen. Das ist ein großer Fehler, den viele machen - besonders bei kurzfristigen Mietern oder wenn du selbst verwaltest.Die Abrechnung muss detailliert sein. Nicht nur „Heizkosten: 1.200 Euro“. Du musst aufschlüsseln: Wie viel war für Heizung, wie viel für Warmwasser, wie viel für die Grundsteuer. Und du musst die Vorjahreswerte zeigen. So kann der Mieter sehen, ob sich die Kosten verändert haben. Das vermeidet Streit. Der Deutsche Mieterbund sagt: 30 Prozent aller Mieterbeschwerden kommen wegen unklarer Nebenkostenabrechnungen.
Professionelle Software wie DATEV oder Mietrecht24 kann dir helfen. Sie berechnet automatisch, zeigt Vergleiche an, erstellt die Formulare. Ohne Software dauert eine Abrechnung 8 bis 10 Stunden. Mit Software nur 3 bis 4 Stunden. Wenn du mehr als 10 Wohnungen hast, lohnt sich das. Eine professionelle Hausverwaltung kostet 15 bis 20 Euro pro Wohnung und Monat - aber sie macht alles richtig. Und sie vermeidet Klagen.
Wie du Streit vermeidest
Streit um Kaution und Nebenkosten ist die häufigste Ursache für Mieterbeschwerden. Die meisten Probleme entstehen nicht, weil du unrecht hast, sondern weil du unklar kommunizierst.Das sind die drei wichtigsten Regeln:
- Sei transparent. Gib den Mietern die Abrechnung früh, mit Erklärungen. Zeige Vergleiche zum Vorjahr. Sag, warum die Kosten gestiegen sind.
- Sei fair. Wenn der Mieter in den letzten Jahren immer Guthaben hatte, dann zahle den Teil der Kaution zurück, den du nicht brauchst - auch wenn die Abrechnung noch nicht fertig ist.
- Sei pünktlich. Keine Verzögerung. Die Kaution muss innerhalb von sechs Monaten zurück. Die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten. Wenn du zu spät bist, verlierst du.
Ein Beispiel: Ein Mieter zieht aus. Du hast noch keine Abrechnung. In den letzten drei Jahren hatte er jedes Mal 180 Euro Guthaben. Du rechnest mit 200 Euro Nachzahlung. Aber du hast keine Beweise. Dann: Zahle die Kaution bis auf 200 Euro zurück. Schreibe: „Ich behalte 200 Euro für die noch ausstehende Abrechnung. Sobald diese vorliegt, gebe ich den Rest zurück oder erstatten Ihnen ggf. mehr.“ So bleibt der Mieter zufrieden - und du bist rechtssicher.
Was sich 2025 ändert
Die Bundesregierung plant bis 2025 eine neue Regelung: Die Nebenkostenabrechnung muss digital erfolgen. Ein standardisiertes Formular wird eingeführt. Das wird die Arbeit einfacher machen - aber auch strenger. Wer heute noch per Excel oder handschriftlich abrechnet, wird später Probleme bekommen.Außerdem wird die Energiekrise weiter wirken. Die Heizkosten steigen weiter. Der Deutsche Mieterbund prognostiziert für 2024 eine durchschnittliche Nachzahlung von 18 Prozent. Das bedeutet: Viele Mieter werden höhere Beträge zahlen müssen. Wenn du das nicht klar kommunizierst, wirst du viele Beschwerden bekommen.
Langfristig wird sich die Struktur der Nebenkosten verändern. Bis 2030 könnte der Anteil der Heizkosten von 35 Prozent auf 25 Prozent sinken - weil mehr Wohnungen mit Wärmepumpen oder Solaranlagen versorgt werden. Das bedeutet: Du musst dich auf neue Kostenstrukturen einstellen. Die Betriebskostenverordnung wird sich anpassen.
Fazit: Klare Regeln, klare Abläufe
Als Vermieter bist du kein Bankangestellter - aber du musst wie einer arbeiten. Die Mietkaution und die Nebenkostenabrechnung sind keine Nebensächlichkeiten. Sie sind zentrale Elemente deiner Vermietung. Wer sie richtig macht, hat weniger Streit, weniger Zeitverlust und mehr Vertrauen von Mietern.Was du brauchst: Ein separates Kautionskonto, eine klare Abrechnungsstruktur, pünktliche Kommunikation und - wenn du mehr als fünf Wohnungen hast - professionelle Unterstützung. Die Kosten dafür sind gering im Vergleich zu den Risiken, die du vermeidest.
Die Gesetze sind nicht schwer. Sie sind nur genau. Und wenn du sie einhältst, dann ist deine Vermietung nicht nur rechtssicher - sie ist auch menschlich.
Darf ich die Mietkaution für Reparaturen einbehalten?
Nein. Reparaturen an der Wohnung - wie defekte Heizung, undichte Dachrinnen oder kaputte Fenster - sind Instandhaltungskosten. Diese trägst du als Vermieter. Du darfst die Kaution nur für Schäden einbehalten, die der Mieter vorsätzlich oder fahrlässig verursacht hat - zum Beispiel beschädigte Fußböden, Löcher in den Wänden oder kaputte Armaturen durch unsachgemäße Nutzung. Eine defekte Heizung, die durch Alter oder Verschleiß kaputtgegangen ist, ist nicht deine Kaution.
Was passiert, wenn ich die Nebenkostenabrechnung nicht innerhalb von 12 Monaten mache?
Du verlierst das Recht, Nachzahlungen zu verlangen. Selbst wenn der Mieter wirklich mehr Schulden hat, kannst du sie nicht mehr einklagen. Der Mieter kann dir sogar Rückzahlungen für zu viel gezahlte Betriebskosten verlangen - und das geht bis zu drei Jahre zurück. Das ist ein großer finanzieller Fehler. Setz dir einen Erinnerungstermin - z.B. drei Monate nach Ende der Abrechnungsperiode - und halte dich daran.
Kann ich die Kaution in bar verlangen?
Ja, du kannst die Kaution in bar verlangen. Aber du musst sie auf ein gesondertes, verzinstes Kautionskonto einzahlen - nicht auf dein privates Konto. Wenn du das nicht tust, kann der Mieter die Kaution zurückverlangen - und du verlierst den Anspruch auf Schadensersatz. Die Kaution ist kein Geld, das du nutzen darfst. Sie ist eine Sicherheit - und muss sicher aufbewahrt werden.
Muss ich den Mieter über die Verzinsung der Kaution informieren?
Ja. Du musst dem Mieter schriftlich mitteilen, auf welchem Konto die Kaution liegt und welcher Zinssatz gilt. Das ist keine Formsache - es ist eine Pflicht. Wenn du das nicht tust, kann der Mieter die Verzinsung nachträglich verlangen - und zwar rückwirkend für die gesamte Mietdauer. Das kann schnell mehrere hundert Euro ausmachen. Schicke ihm eine E-Mail oder einen Brief mit den Kontodaten und dem Zinssatz - und bewahre den Nachweis auf.
Wie lange darf ich die Kaution einbehalten, wenn der Mieter nicht bezahlt hat?
Du darfst die Kaution nur so lange einbehalten, wie du einen tatsächlichen Anspruch hast - und nur in Höhe dieses Anspruchs. Wenn der Mieter 500 Euro Nebenkostennachzahlung schuldet, darfst du nur 500 Euro einbehalten. Den Rest musst du zurückzahlen. Wenn du die gesamte Kaution einbehältst, obwohl nur ein kleiner Betrag fällig ist, handelst du rechtswidrig. Der Mieter kann dich auf Zahlung verklagen - und du musst eventuell auch Schadensersatz zahlen.
Kann ich die Kaution für ausstehende Miete einbehalten?
Ja. Die Kaution dient auch als Sicherheit für ausstehende Mietzahlungen. Wenn der Mieter drei Monate Miete nicht gezahlt hat, darfst du die Kaution nutzen, um diese Forderung zu decken. Aber: Du musst den Mieter schriftlich auffordern, die Miete zu zahlen - und ihm eine Frist setzen. Erst danach darfst du die Kaution einbehalten. Und auch hier: Nur den tatsächlichen Betrag. Nicht mehr. Nicht weniger.
Philipp Holz
Also ich hab schon Vermieter erlebt, die die Kaution auf ihr privates Konto geschmissen haben und dann behauptet haben, sie wüssten gar nicht, dass das illegal ist. Ja, klar. Du bist kein Banker, aber du bist auch kein Idiot. Wenn du deine Wohnung vermietest, musst du dich ein bisschen um die Gesetze kümmern. Sonst bist du der Typ, der am Ende vom Mieterbund öffentlich als Beispiel herhalten muss. Und das willst du nicht. Echt nicht.
Und dann diese Leute, die die Abrechnung erst nach 11 Monaten machen und dann wundern, warum der Mieter sich beschwert. Das ist wie wenn du im Supermarkt 11 Monate auf die Kasse wartest und dann schreist, weil der Kassierer dich nicht bedient hat. Nein, du hast dich selbst abgemeldet. Punkt.
Die neue digitale Pflicht ab 2025? Endlich. Wer noch mit Excel abrechnet, sollte sich mal einen Job als Schreibkraft im Archiv suchen. Nicht als Vermieter. Das ist kein Hobby, das ist ein Job mit Konsequenzen.
Und wer glaubt, er kann die Kaution für eine defekte Heizung einbehalten – nein. Das ist wie wenn du beim Autoverleih den Reifen wechseln musst und dann behauptest, der Mieter hat das kaputtgemacht, weil er gefahren ist. Nein. Das ist Verschleiß. Nicht Schaden. Unterschied.
Ich hab neulich einen Vermieter getroffen, der 20 Jahre lang nie eine Abrechnung gemacht hat. Jetzt hat er 80.000 Euro Rückzahlungsschulden. Er hat gesagt: „Ich dachte, das ist nur eine Formsache.“ Ja, und du dachtest, du kannst mit einer Gabel ein Steak essen. Beides ist falsch.
Und nein, du darfst nicht einfach sagen: „Ich behalte alles, bis ich sicher bin.“ Das ist kein Vorsichtsmaßnahme, das ist Diebstahl mit Rechtsgrundlage. Und das wird dir nicht helfen, wenn der Mieter dich verklagt. Glaub mir.
Die Mietkautionsversicherung? Absolute Empfehlung. Ich hab sie für drei Wohnungen. 105 Euro pro Jahr? Für die Ruhe? Ja bitte. Kein Hin und Her. Kein Stress. Kein Stress mit dem BGH. Und der Mieter ist zufrieden. Win-Win.
Und wenn du denkst, du kannst das alles alleine schaffen – du kannst es nicht. Wenn du mehr als fünf Wohnungen hast, hol dir eine Verwaltung. 20 Euro pro Wohnung? Das ist weniger als dein Kaffee am Morgen. Und der Kaffee macht dich nicht rechtssicher. Die Verwaltung schon.
Und vergiss nicht: Klare Kommunikation ist nicht nett. Das ist Pflicht. Und wenn du das nicht machst, dann bist du nicht unfair – du bist einfach nur unprofessionell. Und das ist schlimmer als illegal.
Und ja, ich hab auch schon Mieter erlebt, die die Kaution für eine neue Wandfarbe verlangt haben. Aber das ist ein anderes Thema. Das hier ist über Vermieter, die sich nicht an die Regeln halten. Und die sind die echten Probleme.