Besichtigungstermine organisieren: So filtern Sie Immobilieninteressenten effizient

Warum Ihre Besichtigungstermine entscheiden, ob Ihre Immobilie verkauft wird

Stellen Sie sich vor: Sie haben Ihre Wohnung oder Ihr Haus online angeboten. Innerhalb von zwei Tagen bekommen Sie 42 Anfragen. Sie rufen zurück, schreiben E-Mails, verabreden Termine, verschieben sie, erinnern daran - und am Ende kommen nur sechs Leute. Von diesen fünf sagen ab, weil sie plötzlich „nicht mehr sicher“ sind. Und der eine, der kommt, hat keine Ahnung, was er sucht. Sie haben vier Stunden pro Woche nur für Terminabstimmung verloren. Das ist kein Einzelfall. Laut Sellwerk.de verbringen private Verkäufer durchschnittlich 4,7 Stunden pro Woche damit, Besichtigungstermine zu koordinieren. Und 68 Prozent der Absagen kommen erst am Tag davor - oft ohne Grund.

Doch es gibt eine bessere Methode. Die meisten Verkäufer denken, dass es um die Immobilie geht. Aber der entscheidende Faktor ist nicht die Lage, nicht die Renovierung, nicht das Licht im Wohnzimmer. Es ist die Qualität der Interessenten, die Sie einladen. Dr. Markus Wagner von Eigenheim-Invest sagt klar: Die Vorauswahl der Interessenten macht mindestens 40 Prozent des Verkaufserfolgs aus. Wenn Sie nicht filtern, verlieren Sie Zeit, Nerven und Geld.

Die drei Fehler, die fast jeder bei Besichtigungsterminen macht

Erster Fehler: Massenbesichtigungen. Sie laden zehn Leute gleichzeitig ein, weil Sie denken: „Je mehr, desto besser.“ Falsch. Immobilien Scout24.at warnt: Bei mehr als vier Personen pro Termin verliert der Verkäufer den Überblick. Die Interessenten reden durcheinander, stellen keine echten Fragen, und Sie können nicht auf individuelle Bedürfnisse eingehen. Das Ergebnis? Keine seriösen Käufer, nur Neugierige.

Zweiter Fehler: Sie verlassen sich auf Telefonate und E-Mails. Jede E-Mail-Wechsel, jede Telefonabstimmung kostet Zeit. Und sie ist fehleranfällig. Sie vergessen einen Termin. Der Interessent schreibt „Kann am Freitag?“, und Sie antworten „Ja“ - aber Sie haben am Freitag schon einen anderen Termin. Dann kommt es zur Doppelbuchung. Oder der Interessent sagt, er sei finanziell gesichert - und zwei Tage vor der Besichtigung meldet er sich ab, weil er keinen Kredit bekommen hat. Das passiert häufiger, als Sie denken.

Dritter Fehler: Sie filtern nicht vorher. Sie laden jeden ein, der schreibt: „Interessiert an der Wohnung.“ Aber wer ist wirklich bereit zu kaufen? Wer hat den Kredit? Wer sucht eine Eigennutzung und nicht nur eine Kapitalanlage? Ohne klare Kriterien landen Sie bei Leuten, die nur schauen, ohne zu kaufen. Und das kostet Sie wertvolle Zeit.

Wie digitale Tools den Prozess revolutionieren

Es gibt Lösungen, die diese Probleme lösen - und zwar automatisch. Tools wie Besichtigungstermine.com, EverReal und Meetergo.com sind nicht nur praktisch, sie verändern den gesamten Verkaufsprozess.

Wie funktioniert das? Statt E-Mails zu versenden, erstellen Sie ein Angebot mit Ihren verfügbaren Terminen - in 15-Minuten-Intervallen, von Montag bis Sonntag. Dann senden Sie einen Link an alle Interessenten. Die Interessenten wählen selbst einen Termin aus. Dabei geben sie automatisch ihre Kontaktdaten ein. Sie sehen sofort: Wer ist seriös? Wer hat Zeit? Wer hat schon einen Termin gebucht? Und Sie bekommen eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn jemand absagt oder verschiebt. Kein Telefonat nötig. Kein Verwechseln von Terminen.

Das reduziert den administrativen Aufwand um bis zu 70 Prozent, wie Meetergo.com dokumentiert. Und die Absagequote sinkt um 35 Prozent, weil die Interessenten ihren eigenen Termin auswählen - und sich dadurch stärker verpflichtet fühlen.

Der entscheidende Unterschied: Filtern vor dem Termin

Das ist der große Unterschied zwischen einfachen Tools und professionellen Lösungen. Besichtigungstermine.com ermöglicht es Ihnen, Termine zu vergeben - aber nicht, Interessenten vorher zu filtern. Sie bekommen die Daten, aber Sie müssen noch selbst fragen: „Haben Sie einen Kredit?“ „Wollen Sie wohnen oder investieren?“

EverReal geht einen Schritt weiter. Bevor jemand einen Termin buchen kann, muss er einen kurzen Fragebogen ausfüllen. Sie legen die Fragen selbst fest: „Ist die Finanzierung bereits gesichert?“ „Welche Kriterien sind für Sie am wichtigsten?“ „Wann möchten Sie einziehen?“ „Suchen Sie eine Eigennutzung oder eine Kapitalanlage?“

Das ist kein Zufall. Eine Fallstudie eines Maklerbüros aus München zeigte: Mit diesem System stieg die Conversion-Rate von Besichtigung zu Kaufvertrag von 12,4 Prozent auf 18,7 Prozent. Warum? Weil Sie nur Leute einladen, die bereits gezeigt haben, dass sie ernsthaft sind. Sie sparen sich die Besichtigungen mit Leuten, die nur „mal schauen“ wollen.

Und das ist nicht nur für Makler wichtig. Auch Privatverkäufer profitieren. Wenn Sie eine Wohnung in Leipzig verkaufen und 20 Interessenten haben, aber nur drei von ihnen haben eine Finanzierungsbestätigung - dann laden Sie nur diese drei ein. Sie vermeiden unnötige Besichtigungen. Sie sparen Zeit. Und Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass jemand wirklich kauft.

Die fünf Fragen, die jeder Interessent beantworten muss

Unabhängig davon, welches Tool Sie nutzen - diese fünf Fragen sollten Sie immer stellen. Und am besten vor der Besichtigung, nicht danach.

1. Wird die Immobilie zur Eigennutzung oder als Investition gesucht? Wer investiert, hat andere Kriterien als jemand, der wohnen will. Investoren fragen nach Mieteinnahmen, Instandhaltungskosten, Zinsentwicklung. Eigennutzer fragen nach Schule, ÖPNV, Nachbarschaft. Wenn Sie das nicht wissen, können Sie nicht gezielt verkaufen.
2. Ist die Finanzierung bereits gesichert? Kein Interessent sollte einen Termin bekommen, ohne einen Nachweis der Finanzierung zu haben. Das ist kein Misstrauen - das ist Realität. Laut Immobilien Scout24.at sollten Sie nur Interessenten einladen, die eine Selbstauskunft ausgefüllt und einen Finanzierungsnachweis vorgelegt haben.
3. Welche Kriterien sind für Sie am wichtigsten? Ist es die Lage? Die Größe? Der Balkon? Die Renovierung? Wenn Sie das wissen, können Sie die Besichtigung gezielt auf diese Punkte ausrichten. Sonst reden Sie über alles - und nichts ist überzeugend.
4. Wann möchten die Interessenten einziehen? Wer sofort einziehen will, ist oft bereit, mehr zu zahlen. Wer erst in drei Monaten einzieht, hat vielleicht noch andere Optionen. Das ändert Ihre Verhandlungsposition.
5. Gibt es besondere Anforderungen? Rollstuhlgerecht? Kinderfreundlich? Haustier erlaubt? Tiere? Raucher? Diese Dinge entscheiden oft, ob jemand wirklich passt - oder nicht.

Wenn Sie diese Fragen vor der Besichtigung beantwortet haben, sparen Sie nicht nur Zeit. Sie vermeiden auch unnötige Enttäuschungen. Sie wissen vorher, ob der Interessent wirklich passt - und nicht erst nach einer Stunde Besichtigung.

Was Sie bei der Auswahl des Tools beachten müssen

Nicht jedes Tool ist gleich. Hier ist, worauf Sie achten sollten:

• Kostenlos oder kostenpflichtig? Private Verkäufer nutzen oft kostenlose Tools wie Besichtigungstermine.com. Das reicht für einfache Fälle. Gewerbliche Makler setzen auf kostenpflichtige Lösungen wie EverReal oder Meetergo.com, weil sie mehr Funktionen brauchen - und mehr Kunden haben.
• Filterfunktionen? Ohne Vorab-Fragebögen ist das Tool nur eine Terminplanung. Mit Fragebögen ist es ein Filter. Das ist der entscheidende Unterschied.
• Datenschutz? Die Bundesnetzagentur hat festgestellt: 22 Prozent der Tools verstoßen gegen die DSGVO. Achten Sie darauf, dass die Daten in Deutschland gespeichert werden und keine Daten an Dritte weitergegeben werden. Fragen Sie: „Wo werden die Daten gespeichert?“
• Integration mit Immobilienportalen? Einige Tools lassen sich direkt mit Immobilienscout24 oder eBay Kleinanzeigen verbinden. Dann können Interessenten direkt von der Anzeige aus einen Termin buchen - das erhöht die Anfragen um bis zu 37 Prozent, wie der IVAM berichtet.

Wenn Sie nur eine Wohnung verkaufen, reicht ein einfaches Tool. Wenn Sie mehrere Objekte haben oder professionell verkaufen, investieren Sie in ein System mit Filterfunktionen. Die Zeitersparnis und die höhere Verkaufswahrscheinlichkeit rechtfertigen die Kosten.

Die Zukunft: KI und Regulierung

Im August 2023 kündigte EverReal eine neue Funktion an: Eine KI, die anhand von 17 Parametern vorhersagt, ob ein Interessent seriös ist. Die Datenbasis: über 2,3 Millionen historische Besichtigungen. Die KI prüft: Hat der Interessent schon einmal eine Immobilie gekauft? Wie lange ist er auf der Seite? Hat er eine E-Mail-Adresse mit Firmen-Domain? Hat er ein Profil auf LinkedIn? Diese Informationen werden anonymisiert ausgewertet - und geben Ihnen eine Einschätzung, ohne dass Sie selbst fragen müssen.

Doch es gibt auch Regeln. Seit dem 1. Juli 2023 gilt in Berlin: Wenn Sie mehr als zehn Interessenten haben, müssen Sie nachweisen, dass Sie nach klaren Kriterien ausgewählt haben. Sonst drohen Diskriminierungsvorwürfe. Das ist kein Zufall. Es geht nicht mehr nur um Effizienz - es geht um Fairness.

Experten wie Dr. Wagner prognostizieren: Bis 2025 wird der gesamte Terminvergabeprozess digitalisiert sein. Der Fokus liegt nicht mehr auf dem „Wann?“, sondern auf dem „Wer?“. Wer nicht filtert, verliert. Wer filtert, verkauft schneller - und mit besseren Käufern.

Was Sie jetzt tun müssen

Wenn Sie gerade eine Immobilie verkaufen, hier ist Ihr konkreter Plan:

1. Wählen Sie ein Tool: Für wenige Anfragen: Besichtigungstermine.com. Für mehr als fünf Interessenten: EverReal.
2. Legen Sie Ihre fünf Fragen fest: Nutzen Sie die vordefinierten Fragen aus dem Tool - oder erstellen Sie Ihre eigenen.
3. Veröffentlichen Sie den Link in Ihrer Anzeige: Fügen Sie ihn direkt unter das Foto ein. „Termin buchen“ ist ein stärkerer Call-to-Action als „Kontakt aufnehmen“.
4. Warten Sie auf die Anfragen: Sie werden sehen: Die Anfragen werden qualitativ besser. Die Absagen sinken. Die Besichtigungen werden produktiver.
5. Notieren Sie sich nach jeder Besichtigung: Wer war seriös? Wer hatte einen Kredit? Wer hat nachgefragt? Diese Notizen helfen Ihnen, zukünftige Interessenten besser einzuschätzen.

Die beste Immobilie verkommt, wenn sie die falschen Leute besichtigen. Die schlechteste Immobilie verkauft sich, wenn sie die richtigen Leute erreicht. Filtern Sie. Organisieren Sie digital. Und verkaufen Sie mit Sicherheit.